Aus gegebenen Anlass und Anfragen mehrerer Mitglieder weißt der bvsi darauf hin, dass auch im Falles eines bestehenden Straßenbeleuchtungsvertrages, Umrüstungen und Sanierungen ausschreibungspflichtig sind, sollten die regionalen Wertgrenzen und Schwellenwerte dabei überschritten werden, was der Regel entspricht. Hierbei ist zu berücksichtigen, dass nicht die Werte der VOB einschlägig sind, sondern die der VOL/VgV. Wertgrenzen Freistaat Bayern (Beispiel)
Der bvsi gibt zu bedenken, dass sowohl der reine Strombezug als auch Straßenbeleuchtungsverträge und oder deren Umrüstung bzw. Sanierung öffentliche Aufträge sind. Sie unterliegen damit dem Vergaberecht und müssen grundsätzlich ausgeschrieben werden. Ab einem geschätzten Auftragswert von 209.000 € (netto) ist zudem EU-weit auszuschreiben.
Die Teilung in Lose ist stets zu prüfen. Für die Gesamtvergabe kombinierter Straßenbeleuchtungsverträge müssen wirtschaftliche oder technische Gründe sprechen. Bei Wartung, Betrieb und Instandhaltung sind die Beträge auf die vereinbarten Laufzeiten anzurechnen. Diese Entgelte müssen zum den geschätzten Auftragswert hinzugerechnet werden, damit das richtige Vergabeverfahren ermittelt werden kann.
Im Grundsatz gilt immer: öffentliche Ausschreibung/offenes Verfahren ist das korrekte Vergabeverfahren. Beschränkte Ausschreibung/nicht offenes Verfahren bzw. freihändige Vergabe/Verhandlungsverfahren sind nur in begründeten Ausnahmefällen zulässig (Dokumentationspflicht!)
Der bvsi steht auf dem Standpunkt, dass das Verhandlungsverfahren bei Straßenbeleuchtungsverträgen regelmäßig nicht zulässig ist, da eine hinreichende Leistungskonkretisierung möglich ist (VK Detmold, Beschl. V. 30.04.2014).
Die Wahl der falschen Vergabeart hat die Unwirksamkeit des Verfahrens zur Folge und macht eine korrekte Neuausschreibung notwendig.
Ergänzend weißt der bvsi auf die Notwendigkeit hin, dass das Verfahren transparent und diskriminierungsfrei sein muss. Eignungs- und Zuschlagskriterien sind vorher bekanntzugeben. Alle Bieter sind stets gleich zu informieren. Ferner ist eine nachvollziehbare Verfahrensdokumentation erforderlich.
Der bvsi sensibilisiert seine Mitglieder dahingehend, dass im Vergabeverfahren der Wirtschaftlichkeitsgrundsatz gilt. Hiernach muss der Zuschlag auf das insgesamt „wirtschaftlichste“ und nicht das „preisgünstigste Angebot“ erfolgen.
Es müssen im Verfahren angemessene Vertragsbedingungen mit grundsätzlicher Bindung an die Vergabe- und Durchführungsvorschriften eingebunden werden. Vertragsstrafen und Sicherheitsleistung sind nur bedingt zulässig.
Die Leistungsbeschreibungen müssen eindeutig, produkt- und herstellerneutral erfolgen. Eine Ausnahme von dieser Grundregel kann nur in besonderen Ausnahmefällen (z.B. bei Ersatzteilen für vorhandene Anlagen) genehmigt werden.
Die Festlegung des Leistungsumfangs muss erschöpfend sein. Bei kombinierten Aufträgen (z.B. Wartung und Instandhaltung) ist ggf. eine funktionale Leistungsbeschreibung möglich. Ferner sind die Vorgaben von Reinigungs- und Instandhaltungsstandards einzuhalten und die Mitteilung kalkulationsrelevanter Faktoren notwendig. Die Lage und Mengengerüst der Anlagen inkl. der Altersstruktur (Typenregister) und die technischen Merkmale vorhandener Anlagen sind ebenso im Verfahren zu benennen.
Im Bereich der Umrüstung und Sanierung der Straßenbeleuchtung ergänzt der bvsi, dass seine Mitglieder Vorgaben zur Energieeffizienz machen müssen. Dabei ist ein höchstmögliches Niveau an Energieeffizienz anzustreben und höchsten Energieeffizienzklassen, soweit vorhanden, einzufordern
Der öffentliche Auftraggeber muss Angaben zur Nachhaltigkeit abfragen. Hierbei sind grundsätzlich konkrete Energieverbrauchsangaben abzufragen und zu prüfen. In geeigneten Fällen muss die Analyse der Lebenszykluskosten in die Beschaffung einfließen und dieses auch als Zuschlagskriterium berücksichtigt werden. Der bvsi mahnt, dass die Energieeffizienz „angemessen“ berücksichtigt werden muss und weitere ökologische Kriterien (z.B. Schadstoffgehalt von Leuchtmitteln; Art der Stromerzeugung) berücksichtigt werden können.
Bei seinen Ausschreibungsverfahren sollte die Mittelstandsförderung nicht unberücksichtigt bleiben.
Risiken bei Rechtsverstößen durch den öffentlichen Auftraggeber
- Rüge der Ausschreibung
- Rüge und evtl. Abhilfe
- Rüge mit evtl. Aufhebung der Ausschreibung
- Mehrkosten
- komplette Änderung der Ausschreibungsunterlagen
- neues Verfahren mit Terminverzögerung
- Reputationsverlust
- schwebende Unwirksamkeit des Vertrages (bis zu 6 Monate)
- bei unzulässiger Direktvergabe (ohne Ausschreibung)
- betrifft nur EU-weit auszuschreibende Verträge
- Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer
- betrifft nur EU-weite Vergabeverfahren
- automatisches Zuschlagsverbot, umfassende Prüfung
- sonst: einstweiliger Rechtsschutz vor Zivilgerichten (AG/LG)
- Schadensersatz
- Aufwendungsersatz, ausnahmsweise auch entgangener Gewinn
- Einschreiten der Kommunalaufsicht
Der bvsi will den öffentlichen Auftraggeber und somit seine Mitglieder vor den Folgen einer unterlassenen Ausschreibung durch Umgehung oder Falschinformation warnen und ist sich bewusst, dass auf Grund der häufig fehlenden Erfahrungen und Expertise in diesem Umfeld, Umgehungen reizvoll erscheinen, aber im Falle eines Verfahrensfehlers nicht nur die Reputation beschädigt wird und vielfach höhere Zusatzkosten entstehen, sondern auch wesentlich schlechtere Konditionen und Bedingungen erzielt werden. Ferner verschenkt der öffentliche Auftraggeber wesentliche Kosten- und Investitionsvorteile durch einen unterlassenen Wettbewerb. Hinzu kommen in der Regel immer wesentlich schlechtere Vertragsbedingungen und unklare Eigentumsverhältnisse. Der bvsi rät sich professionelle Unterstützung durch Experten an die Seite zu holen, welche ihn durch dieses, für den Auftraggeber neues Feld, sicher führen und begleiten, sollten die eigenen Ressourcen nicht belastbar, gesichert und erfahren sein. bvsi Mitglieder können Experten-Unterstützung aus einem Rahmenvertrags-Pool auswählen, wobei hier exklusive Sonderkonditionen für bvsi Mitglieder vereinbart wurden. Bitte nehmen Sie hierzu Kontakt mit uns auf.
